項(xiàng)目管理軟件的選型是一個(gè)復(fù)雜的過程，如何系統(tǒng)性地完成選型，避免踩坑，是每個(gè)選型團(tuán)隊(duì)需要思考的。
企業(yè)管理軟件的選型步驟大體上是相同的，都經(jīng)過內(nèi)部業(yè)務(wù)梳理，通過不同渠道篩選出3-5家公司，價(jià)格和功能與技術(shù)參數(shù)對比，POC，最后商務(wù)談判優(yōu)選出最適合的產(chǎn)品和和服務(wù)團(tuán)隊(duì)。
具體到不同行業(yè)，選型上是有區(qū)別的，因?yàn)椴煌袠I(yè)對項(xiàng)目管理的需求存在差異性，比如我們是制造行業(yè)的公司，和金融、IT、互聯(lián)網(wǎng)、文化傳媒等行業(yè)不同，制造行業(yè)流程復(fù)雜、涉及部門多，對成本和質(zhì)量控制要求高，所以需要更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒獭?/p>
用戶不僅是IT部門，而是管理層或PMO和其他業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，制造行業(yè)真正想要的項(xiàng)目管理工具是確保軟件能貼合生產(chǎn)、供應(yīng)鏈、研發(fā)等實(shí)際業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)橫向覆蓋技術(shù)與產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目全生命周期，縱向貫通跨部門與業(yè)務(wù)單位的流程鏈路，而不僅僅是個(gè)協(xié)作任務(wù)工具。
因此，我分享的經(jīng)驗(yàn)對制造行業(yè)有更高的借鑒意義，其他行業(yè)可作為大體參考。
下面我會分幾個(gè)部分來講，第一部分是選型之前的準(zhǔn)備工作，第二部分是工具選型的關(guān)鍵步驟，第三部分是項(xiàng)目管理軟件的對比，最后是總結(jié)和特別提醒。
一、選型之前的核心準(zhǔn)備工作
在接觸任何軟件供應(yīng)商之前，內(nèi)部梳理，達(dá)成共識、明確自身需求是最重要的一步，這決定了選型的方向和成敗。
第1步：成立選型小組（建立團(tuán)隊(duì)）
選型小組的成員構(gòu)成必須是一個(gè)跨部門團(tuán)隊(duì)，絕不能只是IT部門單獨(dú)決策。組長建議由分管運(yùn)營、生產(chǎn)或項(xiàng)目的公司級領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，擁有決策權(quán)。
核心成員應(yīng)包括生產(chǎn)管理部門、項(xiàng)目經(jīng)理、核心業(yè)務(wù)部門（如研發(fā)、工藝、供應(yīng)鏈）、財(cái)務(wù)部門、IT部門的代表。用戶則邀請一兩名將日常使用該軟件的一線項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目成員參與。
選型小組的職責(zé)：共同制定選型標(biāo)準(zhǔn)、負(fù)責(zé)供應(yīng)商對接、組織演示評測、最終給出建議。
第2步：明確核心痛點(diǎn)與需求目標(biāo)（為什么買？）
當(dāng)前痛點(diǎn)梳理：
我們當(dāng)前在項(xiàng)目管理中遇到的最大問題是什么？
是項(xiàng)目進(jìn)度不透明，無法實(shí)時(shí)跟蹤？
是成本超支嚴(yán)重，無法有效核算？
是資源（人力、設(shè)備）沖突頻繁，調(diào)度困難？
是質(zhì)量問題時(shí)常發(fā)生，追溯和整改流程混亂？
是部門協(xié)作效率低下，信息孤島嚴(yán)重？
期望達(dá)成的目標(biāo)：
我們希望通過引進(jìn)的項(xiàng)目管理工具實(shí)現(xiàn)什么？
量化目標(biāo)：例如“將項(xiàng)目交付延期率降低20%”、“將項(xiàng)目成本偏差控制在5%以內(nèi)”、“提高資源利用率15%”等。
定性目標(biāo)：例如“實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程可視化”、“打通研發(fā)與生產(chǎn)、業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流”、“規(guī)范項(xiàng)目交付流程”等。
第3步：梳理業(yè)務(wù)流程（怎么管？）
這是準(zhǔn)備工作的核心。需要將企業(yè)典型的項(xiàng)目生命周期地圖畫出來。
明確每個(gè)階段負(fù)責(zé)人/部門是誰？輸入和輸出物是什么？需要哪些審批流程？需要監(jiān)控哪些關(guān)鍵指標(biāo)（時(shí)間、成本、質(zhì)量）？
第4步：制定需求清單（要什么？）
將需求分為三大類：
1、核心功能需求：比如儀表盤、項(xiàng)目計(jì)劃與WBS、甘特圖與進(jìn)度管理、資源管理、成本管理、物料需求、問題與風(fēng)險(xiǎn)等；
2、集成需求：項(xiàng)目管理軟件需要與哪些現(xiàn)有系統(tǒng)打通？
3、技術(shù)與非功能需求：成本預(yù)算、部署方式、是否支持移動(dòng)端、易用性、供應(yīng)商實(shí)力（廠商是否可靠？產(chǎn)品成熟度？是否有成熟的制造業(yè)案例？實(shí)施和服務(wù)能力如何？）
二、軟件選型的核心步驟環(huán)節(jié)
第1步：市場調(diào)研與供應(yīng)商初選
初篩階段：根據(jù)準(zhǔn)備好的需求清單，搜尋4-5家目標(biāo)供應(yīng)商?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)口碑、同行推薦、媒體報(bào)道、專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)報(bào)告等渠道獲取供應(yīng)商的基礎(chǔ)情況。
針對制造業(yè)，可以重點(diǎn)關(guān)注易趨（EasyTrack）、泛微/致遠(yuǎn)（強(qiáng)流程與OA集成），以及一些制造業(yè)有深耕的國外軟件國內(nèi)代理或替代品。如果是IT互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，那選型其實(shí)是很多的，jira、禪道等都是不錯(cuò)產(chǎn)品。由于政策導(dǎo)向，現(xiàn)在都在考慮國產(chǎn)替代，央國企以及客戶為央國企的企業(yè)最好選擇國產(chǎn)軟件。
第2步：發(fā)送需求說明書與初步溝通
將整理好的詳細(xì)需求清單給初選的供應(yīng)商，要求在指定時(shí)間內(nèi)做出回應(yīng)，說明其產(chǎn)品如何滿足各項(xiàng)需求，并提供初步方案和報(bào)價(jià)。根據(jù)回復(fù)，篩選出2-3家最符合要求的供應(yīng)商進(jìn)入下一輪
第3步：產(chǎn)品演示與深度評測（最關(guān)鍵環(huán)節(jié)）
要求供應(yīng)商做針對性演示：不要讓他們只講標(biāo)準(zhǔn)功能。提供一個(gè)真實(shí)的、脫敏后的項(xiàng)目案例，要求他們現(xiàn)場演示如何在這個(gè)軟件中配置和運(yùn)行這個(gè)項(xiàng)目。
評分制：選型小組所有成員根據(jù)需求清單進(jìn)行打分，重點(diǎn)關(guān)注核心需求的滿足程度。
驗(yàn)證集成能力：詳細(xì)詢問與現(xiàn)有系統(tǒng)（特別是ERP）的集成方案、成本和案例。
要求訪問參考客戶：尤其要求提供同行業(yè)、規(guī)模相似的制造業(yè)客戶案例，并最好能電話或?qū)嵉匕菰L，了解真實(shí)使用效果。
第4步：方案評估與商務(wù)談判
綜合比較各家的功能匹配度（60%）>供應(yīng)商實(shí)力與案例（20%）>總成本（20%）。
總成本不僅包括軟件授權(quán)費(fèi)，還包括實(shí)施費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、每年的維護(hù)費(fèi)、可能的二次開發(fā)費(fèi)和硬件成本。要避免的一個(gè)坑：有的公司產(chǎn)品成熟度不高，一期成本優(yōu)勢明顯，獲得準(zhǔn)入門檻，企業(yè)后期隨著業(yè)務(wù)發(fā)展需要擴(kuò)展，則需要大量的二次開發(fā)定制，費(fèi)用極高。甚至有的產(chǎn)品本身擴(kuò)展性不足，無法支撐后期擴(kuò)展。
與首選供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確合同細(xì)節(jié)、服務(wù)條款、實(shí)施范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。
第5步：決策與啟動(dòng)
選型小組撰寫選型報(bào)告，向公司決策層匯報(bào)推薦方案。方案通過后，即可啟動(dòng)合同流程和實(shí)施準(zhǔn)備工作。
三、國內(nèi)的項(xiàng)目管理軟件優(yōu)勢對比
在選型過程中，最開始接觸到的國產(chǎn)項(xiàng)目管理工具主要是面向軟件產(chǎn)品研發(fā)領(lǐng)域的，對這些軟件研發(fā)項(xiàng)目管理工具做了了解和梳理核心優(yōu)勢，總結(jié)如下：
從上表可以看出，上述軟件除了泛微/致遠(yuǎn)之外，都是聚焦于軟件研發(fā)領(lǐng)域，非企業(yè)級管控，難以充分滿足制造行業(yè)項(xiàng)目管理在寬度和深度方面的需求，比如成本管控、資源調(diào)度、流程管控，無法實(shí)現(xiàn)橫向覆蓋技術(shù)與產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目全生命周期，縱向貫通跨部門與業(yè)務(wù)單位的流程鏈路的目標(biāo)，無法從高層管理、PMO的視角統(tǒng)管企業(yè)的全部項(xiàng)目。
泛微、致遠(yuǎn)這類OA起家的軟件，雖然在流程審批方面比較強(qiáng)大，但是核心是表單審批和公文流轉(zhuǎn)，能掛接項(xiàng)目流程，但缺乏資源池、成本核算、掙值分析等深度功能，其與易趨、Project邏輯差異大，本質(zhì)上是 “以流程審批為核心的傳統(tǒng)OA” 與 “以項(xiàng)目執(zhí)行為核心的專業(yè)PPM”在功能和應(yīng)用場景上的根本區(qū)別。
它們之間不是替代關(guān)系，而是互補(bǔ)關(guān)系，比如這樣的一個(gè)場景：一家制造企業(yè)用泛微/致遠(yuǎn)來處理《項(xiàng)目立項(xiàng)申請表》的線上審批流程，審批通過后，正式項(xiàng)目進(jìn)入易趨進(jìn)行全生命周期的嚴(yán)格管控（資源、成本、進(jìn)度），項(xiàng)目經(jīng)理在易趨中下達(dá)任務(wù)后，技術(shù)負(fù)責(zé)人可能會用MS Project 來制定極其詳細(xì)的開發(fā)計(jì)劃，再將計(jì)劃導(dǎo)入或同步回易趨。
一輪篩選下來，以上知名度比較高的軟件研發(fā)項(xiàng)目管理軟件被排除在外，泛微、致遠(yuǎn)更偏向OA和流程審批，缺乏深度項(xiàng)目管理功能。Microsoft Project雖然計(jì)劃能力強(qiáng)，但不足之處是雖然支持企業(yè)資源池和負(fù)荷視圖，但管理和優(yōu)化流程較弱，更偏“查看”而非“管控”。
具備基礎(chǔ)的成本預(yù)算和跟蹤功能，但深度不足，與外部ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)集成較弱。在報(bào)告與數(shù)據(jù)分析方面，依賴Power BI進(jìn)行高級分析，原生報(bào)表較弱。要達(dá)到企業(yè)級管控，貫通跨部門與業(yè)務(wù)單位的流程鏈路，需要大量定制和集成，成本高且依賴微軟生態(tài)。
當(dāng)時(shí)考慮過其他專業(yè)PPM軟件，比如SAP PM，但這可能不符合國產(chǎn)替代的需求，且本土化支持不足。
最后介紹易趨，我認(rèn)為是最符合制造行業(yè)企業(yè)級管控的項(xiàng)目管理工具（易趨也做了其他行業(yè)的很多案例，但是本篇主要從是制造業(yè)視角分析）。它的定位與前面提到的許多通用協(xié)作和研發(fā)管理工具有顯著區(qū)別。其核心優(yōu)勢和應(yīng)用場景如下：項(xiàng)目選擇（哪些項(xiàng)目該做？）、資源協(xié)調(diào)（人員和財(cái)務(wù)如何分配？）、成本與收益核算、項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。它的資源管理、項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理和成本控制方面非常強(qiáng)大，可以很好地與企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)進(jìn)行對接和數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)“業(yè)財(cái)一體化”。
它關(guān)注的是“一群項(xiàng)目”的整體健康度和投資回報(bào)率（ROI），而不僅僅是單個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行。能夠滿足企業(yè)級管控和實(shí)現(xiàn)橫向覆蓋技術(shù)與產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目全生命周期，縱向貫通跨部門與業(yè)務(wù)單位的流程鏈路的目標(biāo)，能夠從高層管理、PMO的視角統(tǒng)管企業(yè)的全部項(xiàng)目。
相比之下，Microsoft Project對單個(gè)項(xiàng)目的深度管理，缺乏企業(yè)層面的全局視角，管理層不能及時(shí)獲悉組織內(nèi)全部項(xiàng)目的健康狀態(tài)。且在流程與合規(guī)方面，易趨提供嚴(yán)格的階段評審、項(xiàng)目立項(xiàng)、變更控制委員會（CCB）等流程，符合國內(nèi)審計(jì)和質(zhì)量體系要求。
與國外軟件相比，本土化實(shí)施和服務(wù)團(tuán)隊(duì)，響應(yīng)及時(shí)，能理解國內(nèi)管理語境，全棧信創(chuàng)技術(shù)體系深度適配，符合國產(chǎn)替代要求。在集成方面，易趨更擅長與國內(nèi)主流協(xié)同辦公軟件（如企微、釘釘、飛書）、ERP（如用友、金蝶）、OA等系統(tǒng)做預(yù)置或成熟的接口集成。
四、項(xiàng)目管理軟件對比總結(jié)
雖然現(xiàn)在逐漸國產(chǎn)化替代，但是鑒于Project的實(shí)際普及率很高，我們原來也用了Project，相信現(xiàn)在很多企業(yè)也在用Project，因此在做分析對比的時(shí)候，我挑了上述提到的國產(chǎn)項(xiàng)目管理軟件和Project放在一起做了對比總結(jié)。
五、結(jié)論
目前主流的國產(chǎn)項(xiàng)目管理工具大多數(shù)聚焦于軟件研發(fā)領(lǐng)域，非企業(yè)級管控，難以充分滿足制造行業(yè)項(xiàng)目管理在寬度和深度方面的需求，比如成本管控、資源調(diào)度、流程管控，無法實(shí)現(xiàn)橫向覆蓋技術(shù)與產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目全生命周期，縱向貫通跨部門與業(yè)務(wù)單位的流程鏈路的目標(biāo)，無法從高層管理、PMO的視角統(tǒng)管企業(yè)的全部項(xiàng)目。
泛微、致遠(yuǎn)這類OA起家的軟件，雖然在流程審批方面比較強(qiáng)大，但是核心是表單審批和公文流轉(zhuǎn)，能掛接項(xiàng)目流程，但缺乏資源池、成本核算、掙值分析等深度功能。易趨（EasyTrack）是一款非常優(yōu)秀且專業(yè)的國產(chǎn)PPM軟件，強(qiáng)項(xiàng)在于企業(yè)級管控、成本管理、資源管理、流程與合規(guī)、集成能力，是制造行業(yè)企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目化管理和國產(chǎn)替代的優(yōu)選，它填補(bǔ)主流的軟件研發(fā)項(xiàng)目管理軟件未詳細(xì)覆蓋的強(qiáng)管控、重流程型的企業(yè)的空白。
六、給制造業(yè)企業(yè)的特別提醒
1.重視“生產(chǎn)”與“項(xiàng)目”的結(jié)合：制造業(yè)項(xiàng)目不同于軟件項(xiàng)目，物料、設(shè)備、工時(shí)、質(zhì)量是管理核心。確保軟件在這些方面有深度功能。
2.數(shù)據(jù)集成是靈魂：項(xiàng)目管理的成本數(shù)據(jù)來自財(cái)務(wù)，物料數(shù)據(jù)來自ERP，進(jìn)度數(shù)據(jù)來自車間。如果新軟件是一個(gè)孤島，價(jià)值將大打折扣。必須將與ERP/MES的集成方案作為評估的重中之重。
3.流程先行，軟件后行：軟件是工具，是用來固化和支持優(yōu)化后的流程的。不要指望用軟件去解決流程本身的問題。選型前的流程梳理，本身就是一個(gè)優(yōu)化管理的過程。
4.考慮可擴(kuò)展性：選擇平臺能力較強(qiáng)的軟件，以便未來業(yè)務(wù)變化時(shí)，可以通過配置或低代碼開發(fā)進(jìn)行適應(yīng)，避免重復(fù)選型。
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