契約鎖電子簽章幫助大型酒店實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理、客房服務(wù)電子化簽署

2020-09-25 14:30 來源：互聯(lián)網(wǎng) 我來投稿撤稿糾錯(cuò)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、“在線辦”的普及,引入電子簽章推動(dòng)酒店管理、客戶服務(wù)無紙化,將為酒店的數(shù)字化轉(zhuǎn)型注入全新動(dòng)力。契約鎖在服務(wù)各類酒店客戶的過程中,充分發(fā)揮開放平臺(tái)的集成能力,與酒店常用的管理系統(tǒng)、官網(wǎng)等無縫對接,為酒店“物資采購、招聘、工程維修、客房服務(wù)”等內(nèi)外部業(yè)務(wù)提供合法、有效的電子簽章服務(wù),是當(dāng)前酒店數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中有利的信息化管理工具…

>>>看點(diǎn):

傳統(tǒng)用印方式都給酒店業(yè)務(wù)帶來了哪些困擾?

大型酒店的數(shù)字化轉(zhuǎn)型如何與電子簽章結(jié)合?

電子簽章可以為酒店業(yè)務(wù)管理帶來怎樣轉(zhuǎn)變?

大型酒店應(yīng)該如何部署自己的電子印控平臺(tái)?

“4大”用印訴求,大型酒店的蓋章、簽字難題

訴求1

對于大型酒店尤其是連鎖酒店,分店遍布全國、員工多,各類招聘、采購、證明用印需求多,異地用印效率低,印章管控難。

訴求2

數(shù)字化轉(zhuǎn)型在即,但是受限于實(shí)體印章,無論是酒店內(nèi)部管理還是外部客房預(yù)訂服務(wù)中遇到簽字、蓋章只能依靠紙質(zhì)單據(jù),“線上辦”轉(zhuǎn)型難推進(jìn)。

訴求3

傳統(tǒng)酒店模式,客人無論是辦理入住、預(yù)訂行程還是退房離店,都需要填寫大量的紙質(zhì)表單、進(jìn)行手寫簽名,不僅客房服務(wù)被限制在酒店前臺(tái),酒店每天的用紙成本也居高不下。

訴求4

“采購”是酒店的核心業(yè)務(wù)之一,各類客房用品、食材、設(shè)備、工程維修都要在全國篩選供應(yīng)商,酒店的線上采購系統(tǒng)因?yàn)槿鄙匐娮雍炚鹿δ?在簽約采購環(huán)節(jié)只能靠快遞把合同郵寄給各地的供應(yīng)商,締約慢、冒簽風(fēng)險(xiǎn)高。

契約鎖在服務(wù)各類酒店客戶的過程中,充分發(fā)揮開放平臺(tái)的集成能力,與酒店常用的“OA系統(tǒng)、ERP軟件、CRS酒店預(yù)定管理系統(tǒng)、CRM客戶管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)以及微信公眾號(hào)、酒店移動(dòng)APP或官網(wǎng)”無縫對接,為酒店“物資采購、招聘、工程維修、客房服務(wù)”等內(nèi)外部業(yè)務(wù)提供合法、有效的電子簽章服務(wù),是當(dāng)前酒店數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中有利的信息化管理工具。

(大型酒店電子印控平臺(tái))

電子簽章可以為酒店的業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供安全、可靠、無紙化支撐:

① 幫助大型酒店打造“電子印控平臺(tái)”,全國各大分支機(jī)構(gòu)印章在線統(tǒng)一管理、授權(quán)使用,使用安全、可追蹤。

② 電子簽章有真實(shí)身份支撐,確保酒店各類用印文件可驗(yàn)、可識(shí)別,智能防范蘿卜章風(fēng)險(xiǎn),提高簽約安全性。

③ 嚴(yán)格的身份認(rèn)證體系借助人臉識(shí)別功能結(jié)合企業(yè)營業(yè)執(zhí)照確保供應(yīng)商、員工以及顧客身份真實(shí),提高篩查效率,降低冒簽風(fēng)險(xiǎn)。

④ 完善的數(shù)據(jù)存證可以幫助酒店及時(shí)進(jìn)行司法公證,確保各項(xiàng)交易、消費(fèi)數(shù)據(jù)真實(shí)、可靠。

⑤ 讓酒店現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理軟件具備電子簽章能力,把員工從繁瑣的紙質(zhì)合同中解放出來,徹底簡化用紙、打印、郵寄、人力成本。

“4種”特色用印場景,滿足酒店內(nèi)部運(yùn)營、客房服務(wù)中的簽署需求

1、酒店人事管理類業(yè)務(wù):入、離、調(diào)、轉(zhuǎn)全程電子化

(覆蓋各類人事文件簽署需求)

對于大型酒店特別是連鎖酒店,遍布全國的門店里從管理層到服務(wù),員工多達(dá)數(shù)千名,總部人事每個(gè)月都要忙著幫助新員工辦理入職、簽人事合同,和老員工續(xù)簽。

簽署難點(diǎn):

服務(wù)類人員流動(dòng)大,新員工入職、老員工續(xù)簽蓋章需求多,總部人事手動(dòng)草擬、蓋章、郵寄占據(jù)大量精力和時(shí)間,異地簽署來回也要一周時(shí)間,簽署效率跟不上入職頻率,合同超期未簽風(fēng)險(xiǎn)高。

此外,每天都有很多員工要開人事證明文件,每個(gè)人都要找HR咨詢格式、催蓋章進(jìn)度,效率慢,工作瑣碎又耽誤時(shí)間。

契約鎖解決方案:

契約鎖電子簽章連接人事管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng),通過圍繞人事管理周期,為酒店人事“招聘、入職、在職、調(diào)崗、離職”等各階段提供電子簽章服務(wù),形成全程電子化人事管理閉環(huán)。

讓HR、酒店員工在OA和人事管理系統(tǒng)就能發(fā)起人事蓋章、簽約,在嚴(yán)格的流程審批中為各類人事合同、協(xié)議、證明蓋電子印章,讓勞動(dòng)合同簽署過程從幾天縮減到幾分鐘。

(人事管理中的電子簽章場景)

2、酒店物資采購類業(yè)務(wù):自動(dòng)識(shí)別供應(yīng)商身份,采購全程電子化

(覆蓋各類采購文件簽署需求)

客房服務(wù)中各類日用品、酒店內(nèi)的娛樂設(shè)施等業(yè)務(wù)的采購工作不僅涉及資金大、數(shù)量多,效率要求也很高。

簽署難點(diǎn):

許多酒店通過采購管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了“采購信息發(fā)布、供應(yīng)商信息上報(bào)”,但是供應(yīng)商資質(zhì)信息、報(bào)價(jià)信息是否可靠很難第一時(shí)間確認(rèn)。

傳統(tǒng)采購中所有的采購合同、供應(yīng)商服務(wù)協(xié)議、詢價(jià)單由于缺乏電子簽章只能依靠紙質(zhì)文件線下郵遞給供應(yīng)商前后素,繁瑣、復(fù)雜的簽署過程拉長了整個(gè)采購時(shí)間。

契約鎖解決方案:

契約鎖電子簽章系統(tǒng)可以和酒店內(nèi)部的業(yè)務(wù)管理軟件、采購管理系統(tǒng)集成,借助官網(wǎng)平臺(tái)、微信公眾號(hào)等渠道,幫助酒店打造“詢價(jià)、招標(biāo)、評標(biāo)、簽約”全程電子化招采平臺(tái)。

供應(yīng)商身份信息全程真實(shí)保障,酒店在業(yè)務(wù)系統(tǒng)就能一鍵套用電子模板制作標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)文件,供應(yīng)商通過官網(wǎng)或者微信公眾號(hào)查收簽約信息,全程只需幾小時(shí),采購快一步。

(采購合同的電子簽章應(yīng)用場景)

3、酒店工程管理類業(yè)務(wù):報(bào)修、養(yǎng)護(hù)記錄可靠、真實(shí)

(覆蓋各類報(bào)修養(yǎng)護(hù)業(yè)務(wù)簽署需求)

酒店的各類基礎(chǔ)設(shè)施、娛樂設(shè)備一旦出現(xiàn)故障,服務(wù)就會(huì)受到影響,高效的維修響應(yīng)、定期養(yǎng)護(hù)是酒店的一項(xiàng)重要工作。

“報(bào)修單”、“養(yǎng)護(hù)記錄”是設(shè)備報(bào)修和日常養(yǎng)護(hù)過程中的重要記錄材料,可以幫助酒店及時(shí)了解設(shè)備維修、養(yǎng)護(hù)情況。

簽署難點(diǎn):

提交“報(bào)修單”經(jīng)工程管理部審核簽署后才能安排維修,中間涉及報(bào)修人、部門領(lǐng)導(dǎo)、工程管理部多個(gè)審批人,線下流轉(zhuǎn)不僅效率慢、一年下來積累的單據(jù)材料難存、難查詢。

此外,各類設(shè)備都會(huì)有專人定期現(xiàn)場養(yǎng)護(hù)并簽署“養(yǎng)護(hù)記錄”,但是紙質(zhì)簽字狀態(tài),容易出現(xiàn)代寫、亂寫現(xiàn)象,用紙成本大。

契約鎖解決方案:

契約鎖通過連接酒店業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),為酒店設(shè)備維修、養(yǎng)護(hù)工作中的單據(jù)、報(bào)告提供標(biāo)準(zhǔn)的“電子模板”及“電子簽章”服務(wù),各類報(bào)修流程上報(bào)后,信息自動(dòng)填入電子報(bào)修單模板、流轉(zhuǎn)審批、通知維修人施工,維修人用手機(jī)應(yīng)用就能上報(bào)施工情況、通知驗(yàn)收人簽字驗(yàn)收。

全程無需跨部門溝通、不用隨身攜帶報(bào)修單,一部手機(jī)就能及時(shí)推進(jìn)維修進(jìn)度。