小鴨集團借力泛微OA系統(tǒng)，實現印章、證照、合同一體化管理

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(圖片素材來自小鴨集團官網)

亞洲第一臺滾筒洗衣機生產制造商——山東小鴨集團，已經發(fā)展成為集家用電器、商用電器、冷鏈產業(yè)、汽車裝備產業(yè)、新能源和國際貿易為主業(yè)的綜合性大型企業(yè)集團。

創(chuàng)新產品，產業(yè)升級：

隨著集團業(yè)務的不斷擴展，對于大型制造業(yè)，優(yōu)化現有業(yè)務管控模式、強化集團管控成為了小鴨的管理新要求。

泛微OA系統(tǒng)協(xié)助小鴨集團建設了統(tǒng)一協(xié)同辦公平臺，以管理制度為支撐，固化各業(yè)務流程，覆蓋所有下屬子公司及部門，整合門戶、文檔管理、統(tǒng)一組織待辦、溝通協(xié)作、移動辦公等多個功能，實現一體化協(xié)同管理。

(小鴨集團辦公平臺架構)

小鴨集團一體化系統(tǒng)辦公平臺亮點

一、統(tǒng)一辦公入口，隨時隨地辦公

多樣化門戶

泛微OA系統(tǒng)幫助小鴨集團搭建了統(tǒng)一即時門戶平臺，“以人為核心”的崗位工作、溝通、資訊、決策一體化工作門戶。

包括報表門戶、經銷商門戶、技術門戶和個人門戶，讓信息根據不同崗位和功能模塊自動匯集，數據實時更新，員工能夠快速獲取自己所需的信息。

(報表門戶)

移動app

移動端與PC端消息同步，辦公消息實時推送，在外也可通過移動端接收、處理信息。

【小結】：建立統(tǒng)一溝通、信息共享平臺，讓員工之間協(xié)作更高效、信息獲取更及時。

二、企業(yè)印章、證照規(guī)范管理

>>印章管理：

印章安全關系著集團風險的方方面面。作為大型企業(yè)，小鴨集團印章多且分散，難管理，因此，集團公章的屬性、使用、變更信息的統(tǒng)計維護與查詢至關重要。

泛微通過建模，為小鴨集團搭建了靈活的印章管理模塊，幫助小鴨集團實現數字化印章管理，讓印章使用更規(guī)范、高效、安全。

1、印章信息

小鴨集團及下屬公司印章專員通過數據的錄入和維護，形成印章信息臺賬，集中維護公司組織架構內每一枚印章的所有信息。

通過印章管理臺賬，可查詢本單位印章的狀態(tài)以及出借情況、維護本單位印章信息的數據，進行增加和修改，可隨時查詢用印記錄，保證印章使用可跟蹤、可追溯。

(印章臺賬)

2、印章全生命周期管理

盜用章、人情章、蘿卜章等違規(guī)蓋章亂象層出不窮，企業(yè)風險管控面臨巨大挑戰(zhàn)，規(guī)范印章使用要從印章刻制到注銷整個生命周期進行監(jiān)管。

通過對印章管理過程進行流程化管控，對印章的出借、啟用、停用等操作進行全過程記錄，通過流程的流轉實時更新臺賬中印章狀態(tài)信息。

(印章申請)

通過完整的生命周期流程管理，協(xié)助小鴨集團清晰記錄使用過程，讓每個用印動作都有據可循，規(guī)范用印過程，落實公司印章使用制度。

>>證照管理：

隨著公司規(guī)模的擴大、分子公司的數量增多，證照越來越多，管理難度越來越大。

營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、經營許可證、資質證明文件等各類證照材料如何保存、新舊材料如何區(qū)分?

1、證照臺賬

泛微OA系統(tǒng)以電子化流程為基礎，協(xié)助小鴨集團實現各類證照信息智能維護、借用線上審批、全程跟蹤、查詢便捷的智能化管理模式。

將小鴨集團及下屬公司證照數據錄入系統(tǒng)，形成證照信息臺賬，按照企業(yè)組織結構、證照種類，實現分類管理，無論是總公司的營業(yè)執(zhí)照，還是子公司的經營許可證，都能快速鎖定。

2、證照出借

證照一多、需求一多，借閱工作管理起來就越難。各個分支、各個部門，那么多員工誰借閱了、借多久、歸還情況怎么樣，光靠人工管理很難理清，時間一長證照便不知去向。

泛微證照管理系統(tǒng)，和傳統(tǒng)環(huán)境下通過口頭或填單借閱方式不同，所有使用需求必須走統(tǒng)一的申請流程，審批通過才能使用。

(證照申請)

通過資質出借流程，或者通過證照信息建模查詢列表快捷發(fā)起出借申請。在申請過程中，流程自動記錄使用信息，申請人/出借人是誰、借閱了什么、打算什么時候歸還等等，一一備案，隨時追蹤。

【小結】： 泛微協(xié)助小鴨集團為公司的印章和證照建立電子檔案，調用有序，為企業(yè)安全用章、用證護航。

三、企業(yè)人員考勤有序管理

作為大型制造企業(yè)，或許需要倒班、加班，一天中分時間段安排不同的人或班組進行工作，周六日可能也需要安排人上班。

如何精確計算員工上班、休假時間，是不少制造企人事部門需要考慮的問題。

泛微通過建模功能導入加班數據，點擊生成加班即可統(tǒng)計數據。

(加班換休)

加班換休審批流程中，根據輸入的姓名，自動帶出加班換休的歷史信息，同時通過限制加班明細的選擇范圍，只能關聯(lián)換休人有關的加班數據，智能化限制申請換休時長，不能超出剩余換休時長，如果超出則限制提交流程。

【小結】： 智能化計算員工加班調休數據，高效精確，避免數據錯誤。

四、企業(yè)合同電子化臺賬管理

小鴨進出口公司的合同以出口和采購為主，合同審批完成后錄入對應的合同臺賬。

(合同臺賬)

1、合同信息

合同信息數據來源于合同審批流程，審批通過后，自動生成合同信息，產品信息、款項等關鍵信息及時關聯(lián)合同。

合同臺賬能夠記錄合同整個執(zhí)行周期，以便快速查詢合同當時的執(zhí)行情況。

2、合同執(zhí)行

通過合同間相互關聯(lián)，與合同發(fā)運記錄相關的數據同步寫入，完整記錄合同相關的發(fā)運信息，讓運費、發(fā)票、發(fā)運等數據之間相互關聯(lián)起來，便于查詢。

【小結】： 數據相互關聯(lián)，合同信息一查便知。

五、企業(yè)移動巡檢，生產安全有保障

對于大型制造企業(yè)來說，生產安全是重中之重。

泛微協(xié)助小鴨集團，通過移動引擎，搭建了安全檢查和日常點檢功能，及時發(fā)現問題在移動端記錄，并且可拍照上傳，第一時間在現場安排糾正措施及反饋。

(移動安全檢查)

【小結】： 移動安全檢查對企業(yè)設備和生產線進行定期維護，保障生產安全，同時有效降低制造過程中的風險，提升設備的安全性。

小鴨集團辦公平臺應用價值

泛微根據小鴨集團實際情況，以統(tǒng)一辦公平臺為基礎，以高效流程為脈絡，為小鴨集團搭建了適用于制造企業(yè)的特色功能：

1、業(yè)務條線相互關聯(lián)，提高審批、查詢效率

2、移動辦公環(huán)境下，問題能及時提出、解決

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