協(xié)同管理OA系統(tǒng)是一款企業(yè)管理者及員工使用頻率最高的辦公應用系統(tǒng)。如今，協(xié)同管理OA系統(tǒng)無論是應用內(nèi)容的深度與廣度，還是IT技術(shù)運用等方面都有了新的變化和發(fā)展，成為企業(yè)辦公中不可或缺的核心應用系統(tǒng)。不僅改善了企業(yè)組織管理，提升了企業(yè)辦公管理效率，同時提升了企業(yè)的市場地位，推動企業(yè)信息化發(fā)展。隨著信息化浪潮的爆發(fā)推進， 協(xié)同管理OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品比比皆是。面對五花八門的OA系統(tǒng)，企業(yè)管理者該如何選型?要規(guī)避哪些誤區(qū)?
OA 系統(tǒng)選型誤區(qū)之一：切莫急功近利
不同的企業(yè)不同的發(fā)展階段，對OA系統(tǒng)的需求不盡相同。有的企業(yè)管理者希望借助上線OA系統(tǒng)提升辦公效率;有的企業(yè)管理者需要控制企業(yè)成本，解決企業(yè)紙張、耗材等問題;有的企業(yè)管理者則想監(jiān)控企業(yè)辦公中項目、任務的執(zhí)行進度，無論出于哪種目的，切莫急功近利，因為短時間內(nèi)找出一家OA系統(tǒng)廠商迅速上線和需求相匹配的協(xié)同管理OA系統(tǒng)，馬上投入使用是不現(xiàn)實的。
在協(xié)同管理OA系統(tǒng)選型過程中，在進行選型初期，篩選出像華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)這樣品牌形象好、產(chǎn)品技術(shù)高、產(chǎn)品擴展性好、性價比高的協(xié)同管理OA系統(tǒng)并非一朝一夕的事情。首先，企業(yè)內(nèi)部討論自身需求及需解決的問題后，篩選出幾家OA廠商進行采樣、調(diào)研，形成應用的概念性設計。約見OA系統(tǒng)廠商人員，提出產(chǎn)品構(gòu)架，討論，接收解決方案等……最終篩選出符合要求的OA系統(tǒng)廠商，技術(shù)人員駐場調(diào)研功能需求點，形成設計應用，涉及到二開的進行開發(fā)，實施、性能測試，最后交工。
所有的一切需要一步步有序進行，千萬不要指望快速找到一家廉價的、言聽計從的協(xié)同管理OA系統(tǒng)廠商迅速完成OA項目，因為企業(yè)內(nèi)部提出的功能點未必真的契合實際需求，需要協(xié)同管理OA系統(tǒng)廠商的專業(yè)人員進行協(xié)助才能最終確認。
OA 系統(tǒng)選型誤區(qū)之二 : 貪大貪全貪便宜
企業(yè)內(nèi)部第一輪需求調(diào)研后，發(fā)現(xiàn)哪個功能都能用，有的企業(yè)管理者自始至終都認為協(xié)同管理OA系統(tǒng)廠商要百分之百滿足企業(yè)自身提出的需求，那上線協(xié)同管理OA系統(tǒng)遙遙無期。
有的企業(yè)人員提出，別的企業(yè)使用的協(xié)同管理OA系統(tǒng)可以直接拿過來用，別的企業(yè)有的我們企業(yè)也要有，別的企業(yè)沒有的我們能用的上的也要有，協(xié)同管理OA系統(tǒng)經(jīng)過廠商的專業(yè)人員演示以后發(fā)現(xiàn)所有功能都很好，所有功能都想要，怎么辦?這種看似合乎邏輯的需求方式注定了上線協(xié)同管理OA系統(tǒng)一敗涂地。
華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的銷售總監(jiān)告訴筆者，沒有任何一款軟件能夠100%滿足個人需求，任何一家企業(yè)選型協(xié)同管理OA系統(tǒng)時都需要協(xié)同管理OA系統(tǒng)廠商的專業(yè)人員協(xié)助整理其OA系統(tǒng)需求，滿足現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展即可。至于以后企業(yè)發(fā)展需要在初步選型時應選擇一款擴展性強的軟件，這一點很重要，畢竟軟件產(chǎn)品更新?lián)Q代速度非常快。
俗話說“便宜無好貨”，這對協(xié)同管理OA系統(tǒng)同樣適用，好的OA系統(tǒng)產(chǎn)品是經(jīng)過時間沉淀，經(jīng)過市場和客戶考驗存活下來的，廉價的產(chǎn)品只是一些不成熟的“年輕”協(xié)同管理OA系統(tǒng)廠商提出的宣傳噱頭或者招攬“小白鼠”的手段。
其實，在協(xié)同管理OA系統(tǒng)選型過程中，最應該重視的是協(xié)同管理OA系統(tǒng)的擴展性和易用性，以及協(xié)同管理OA系統(tǒng)廠商提供的售后服務體系。擴展性涉及到產(chǎn)品在未來進行的功能擴展和二次開發(fā)，涉及到是否要對核心代碼進行大幅度改動，二次開發(fā)和功能擴展的周期要多久等，這些也是在初次進行協(xié)同管理OA系統(tǒng)選型時要考慮的問題，也是衡量一套協(xié)同管理OA系統(tǒng)產(chǎn)品性價比的重要指標。產(chǎn)品的易用性則決定了產(chǎn)品的利用率，復雜的操作無法全員普及，那最初上線協(xié)同管理OA系統(tǒng)的初衷則是空談。協(xié)同管理OA系統(tǒng)廠商具備完善的售后服務體系，這是為企業(yè)提供后期的管理、維護、升級等基本保障。
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